イベントを実施する際の会場設営は自社で行うよりも設営会社に依頼した方が結果的にコストも抑えられることができ、手間もあまりかけることなく済むケースが多いですが、選び方を間違えてしまうと逆効果です。

数あるイベント設営会社からどの会社にお願いすればいいのか迷ってしまい、最終的には費用面だけで設営業者を比較して選んで失敗してしまうこともあります。

大事なイベントを成功させるためのイベント設営会社選びの重要なポイントをまとめて紹介しています。

イベント設営会社選びの重要性

イベント設営会社の選択を誤ってしまうと、「自社で行った方が費用もクオリティもよかった」なんていうことにもなりかねません。

イベントの成功に欠かせない設営作業

イベント成功の鍵を握るのは、設営作業です。

イベント内容に適したレイアウト、デザインを設営会社に依頼し、イメージ通りのイベント会場の仕上がりになるかどうかは最も気にしたいポイントです。

お客様が来てくれて、問題なくイベントを実施することができたというだけでは、設営会社に依頼した意味は疑わしくなるでしょう。

イベントとして形にするだけであれば、自社で行うことも可能だからです。

参加してくれた方々の記憶に残るものであったかどうかが重要ですので、設営作業の進め方、どのようなデザインの仕上がりにしてくれるかは細かく注意するようにしましょう。

事前に適切な会社を選ぶことの重要性

イベントの規模が大きくなればなるほど、お客様にはそのブランドが知れ渡ることになります。

例えば、大規模なイベントを実施し、多くのお客様に足を運んでくれたものの、イベントのデザインや雰囲気、接客対応などが悪ければ、悪評を広げることにもつながります。

イベントはただ開催すればいいというわけではなく、その内容にも徹底的にこだわらなくてはいけないのです。

それゆえ、イベント設営会社を選ぶときには費用を気にすることも大切ですが、それ以上にどのような内容で仕上げてくるのか、その中身に注目することも大事です。

設営会社が自分たちと同じぐらいの温度でイベントに向き合ってくれるかも選定の基準として見ておきましょう。

イベント設営会社を選ぶ際のポイント

数あるイベント設営会社から適切な会社を選ぶときの最大のポイントは、「専門性や実績の有無」と「料金設定の透明性」の2点です。

これ以外の選定ポイントもありますが、この2点がクリアしなければ、他のポイントを見ても意味がないと言い切れるぐらい重要なポイントです。

「イベント設営会社をピックアップしたものの、数が多すぎてどれを選べばいいのか分からない」と言う方は、まずはこれから紹介する「専門性・実績」と「料金設定の透明性」に注目してください。

専門性や実績を確認する

イベントの設営を始めてお願いする場合、専門性や実績は何より気になるところではないでしょうか。

依頼先が単純に大きな会社かどうかで決めてしまうのは最良の選択とは言えません。

どのような支援先があったかなどの方が重要です。

今まで携わってきたイベント設営の実績を確認し、ポートフォリオがあれば見せてもらうのがよいでしょう。

ポートフォリオとして実績を残している設営会社は自社で行ったイベント設営に自信がある場合がほとんどです。

実績の中で、同じように設営をしてもらいたいものが見つかれば、具体的な仕上がりも視覚的にすぐにイメージすることが可能です。

実績はその業者が信頼できるかどうかを判断するための良質な材料になります。

また、実績の他に専門性も大切です。

展示会、新商品発表会、ライブやコンサート・芸能関係など、イベントの種類ごとにどのような雰囲気の演出をした方が盛り上がるのかなど、積極的に提案してくれる設営会社であるかどうかも気を付けて選びたいところです。

料金設定の透明性を重視する

料金設定の透明性についても重視したいポイントの一つです。

「透明性」というのは、単純に費用が安いか高いかを比べるものではなく、料金プランが明確かどうかになります。

イベント設営を依頼する場合、料金の大まかな内訳としては、

会場費、人件費、企画・コーディネート費用、制作費、機材費です。

しっかりと把握しておかないと、予想以上に高額になってしまったということにもつながります。

会場費・人件費は、収容される人数やイベントの規模によって変動します。

企画・コーディネート費は、イベントに関わる企画や配布物の製作などをイベント設営会社にまとめてお願いする場合、印刷業者など他業者とのやり取りが生じる場合があり、他業者に支払われる費用も含まれています。

制作費はイベント会場に設置する看板などの製作費用です。これ以外にも、招待状の作成や映像制作の費用も含まれます。

機材費は使う機材によっても異なってきますが、会場に機材があればそれを使用するレンタル料程度で済むことがほとんどです。

ここまでの費用は一般的な費用になりますが、不透明になりがちな費用としてスタッフの移動や滞在にかかる費用があります。

イベントの開催地などにもよりますが、宿泊費や交通費の実費が加算されます。

これ以外にも、会場から導線を引くために使うロープのレンタル費用など、レンタルが必要なものは、ほぼすべてに費用がかかりますが、基本的には会場から無料で借りられるものが多いため、こういった項目の費用が内訳全体の割合に多くを占めている場合、慎重になった方がいいかもしれません。

また、必要な部分だけを依頼することは可能なのか、後から制作費用などの上乗せをされないかなども事前に確認しておくことが必要です。

無料で見積もりを出してくれる設営会社も多いですので、見積もりを出してもらってから比較検討するのが賢い選択と言えます。

イベント設営会社を選ぶ際の具体的な方法

色々調べてみても最終的に決める時の一押しが欲しいものです。

設営会社を選ぶときの具体的な方法を紹介します。

口コミやレビューを参考にする

口コミやレビューを参考にすることは多いでしょう。

レビューサイトで参考にするときにはコメントが適正かどうかで判断するようにします。

評価点数だけで判断することは危険です。

コメントのない評価はスルーし、まともなコメントを集めて比較検討していきましょう。

複数の会社に見積もりを依頼して比較する

費用の見積もりを無料で提供してくれるイベント設営会社も多いです。

逆に見積もりの段階で費用を請求されるような会社は距離を取った方がいいかもしれません。

見積表をもらったら、それ以上の請求の可能性の有無も確認しておけるといいでしょう。

およその見積もりだけでなく、しっかりとしたシミュレーションを持って見積もりを立てることが余計なコストを抑えることになりますので、実施するイベントの規模、会場の大きさ、来客予定数など、見積もりを出してもらう前の準備もしておけるといいです。

スタッフの技術力や対応力を確認する

スタッフの技術力はその場で判断することは難しいので、実績・ポートフォリオで確認することが無難ですが、対応力はこの人と一緒に仕事をしてイベントが上手くいきそうかという直感の部分になります。

信頼関係が築けそうかどうかはチームで仕事を進める上では必要不可欠です。

イベントの設営は現場だけでなく、多くの人が裏方で関わって進めていきます。

途中でイメージと異なることが分かった場合には修正をする必要も出てきますし、信頼関係を築けていないと面倒なことに発展しがちです。

スタッフさんがどういう人たちなのか、事前にしっかりと確認しておきたいところです。

ユニティーの強み

あらゆる規模、場所、種類の設営を行ってきております。

ドーム、競技場、屋内外、フェス、展示会、競技大会、お祭り、記念式典と小規模から大規模イベントまで対応することが可能です。

そして、ユニティーには5年、10年、それ以上のキャリアを積んだ社員、スタッフが多数在籍しております。

作業・安全の工程管理、時間帯・季節に応じての作業対応、チームワークの良さがあります。

経験を積んだ社員がいるからこそ、想定外のトラブルが起こったとしても、しっかり対応することができます。

主要都市を含む、ほぼ全国の主要イベント会場での設営を行ってきました。

主要イベント会場はもちろん、最近流行の神社仏閣等の名所旧跡での設営実績もあります。

まとめ

イベント設営会社を選ぶときには費用そのものよりも、その費用の内訳の透明性や、その会社の実績・信頼性を確認することも重要です。

イベントは多くの人にアピールができる絶好の機会です。

設営会社の費用・信頼・実績や技術・スタッフさんの人間性など総合的に判断するようにしましょう。